Automatiser la préparation de ses appels prospects

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Automation
Structurer le processus de manière théorique à travers 2 prismes : ce qu'il se passe en interne, chez vous ET ce qu'il se passe côté client
Créer le processus manuellement à l’aide d’outils pour le tester et l’optimiser.
Automatiser toutes les actions avec Zapier.
📣 Ce tuto a été écrit avec la collaboration de

Essentiel.io

Étape 1

Structurer son processus de vente

👉 Listez toutes les étapes que vous faites vivre à un prospect de l’arrivée sur votre site au premier rdv de découverte.

Pour rendre le flow le plus concret possible, nous allons prendre l’exemple d’une demande de prospect que l’on pourrait recevoir pour un accompagnement en Growth Marketing.

Voici les étapes que l’on ferait vivre à un prospect :

  1. Le prospect arrive sur une landing page décrivant notre service d’accompagnement.
  2. Il est convaincu (of course) et clique sur le CTA en bas de page : “Postuler”
  3. Un questionnaire en ligne Typeform s’ouvre et il répond aux différentes questions.
  4. Il reçoit un email 1h plus tard de notre part avec une proposition pour faire un call de découverte.
  5. Il clique sur le lien dans l’email et ouvre un agenda Calendly où il peut réserver un créneau de 30min dans les prochains jours.
  6. Il reçoit une confirmation par email et un rappel quelques heures avant le call.

Ça c’est ce que le prospect vit, et grâce à ce Flow, tout est fait de manière automatisée (ou sans les mains, comme on dit chez nous).

👉 Ensuite, listez toutes les actions qui se passent en interne pour que l’expérience se passe bien pour votre prospect.

Voyons maintenant ce qu’il se passerait de notre côté :

  1. Les réponses du Typeform sont envoyées automatiquement dans notre CRM NoCRM.
  2. Elles s’organisent dans une fiche “nouvelle opportunité”.
  3. L’application Clearbit enrichit la nouvelle opportunité avec le nombre d’employés de mon prospect, le revenu annuel estimé et les outils utilisés sur son site internet.
  4. Nous recevons une notification de Calendly mentionnant l’heure du call programmé.
  5. Nous allons faire un tour sur NoCrm pour découvrir les informations afin de préparer le call.

Et tout cela, encore une fois, sans les mains.

Il est tout à fait possible d’enlever et d’ajouter des étapes/outils selon vos objectifs et vos besoins.

L’objectif n’est pas de vous faire copier notre processus. Mais plus de vous inspirer pour vous aider à prendre du recul sur le vôtre et pourquoi pas l’améliorer.

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Vous avez structuré les étapes de votre processus de vente de manière théorique.

Étape 2

Créer le processus manuellement pour le tester

Le problème avec l’automatisation, c’est qu’on fait souvent l’erreur de commencer par la fin.

La clé est d’abord de faire tout manuellement, de repérer les tâches rébarbatives sans valeur ajoutée et de chercher ensuite un moyen de les automatiser.

👉 Commencez par créer votre formulaire de contact personnalisé sur Typeform

Voici l’exemple du notre en live.

Et hop, vous avez un formulaire personnalisé pour permettre à vos prospects de vous contacter. Vous n’avez plus qu’à le lier au CTA de votre landing page.

👉 Puis choisissez un CRM dans lequel recueillir les informations partagées par vos prospects afin de pouvoir mieux les traiter.

Dans notre cas, nous utilisons NoCRM, un CRM français complet et abordable.

Une fois votre compte créé, il vous suffit de cliquer sur “Nouvelle opportunité” et de créer une nouvelle fiche client avec en copiant les infos récoltées dans le Typeform :

Comme ceci :

L’opportunité est créée avec les infos : toute votre équipe peut donc y accéder facilement.

👉 Allez faire un tour sur Clearbit et entrez le nom de domaine de votre prospect afin d’obtenir plus d’informations.

Clearbit est un outil d’enrichissement de données. Il se balade sur le web à la recherche de toutes les informations trouvables sur votre prospect et les résume dans une petite fiche pratique (cf screenshot ci-dessous). Evidemment, cette étape est plus pertinente quand votre prospect a une forte présence en ligne.

En tant que consultants en Growth Marketing, nous avons besoin d'en savoir plus sur les outils qu'ils utilisent (technologies) et bien sûr le revenu annuel estimé pour avoir une idée des objectifs et du budget potentiel.

👉Ajoutez les infos trouvées dans votre opportunité sur NoCRM :

Pour cela, Il suffit d’ajouter un commentaire sur le deal :

Vous avez réuni des infos pour mieux préparer votre call de découverte. On vous conseille aussi de taper le nom de l’entreprise sur Google Actualité, ça serait dommage de passer à côté de la nouvelle “On a levé des fonds”.

👉 Ensuite, envoyez un email à votre prospect pour lui proposer un call de découverte suite à sa demande.

👉 Et liez un lien Calendly pour permettre à votre prospect de réserver un créneau.

Comme on le disait plus haut, vous devrez peut-être rajouter/enlever des outils ou étapes en fonction de votre activité.

Vous pourriez par exemple envoyer une notification dans Slack dès que vous recevez une nouvelle demande.

Bref, testez votre processus jusqu’à ce qu’il vous convienne. Dès que c’est le cas, vous n’aurez plus à l’automatiser.

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Vous n’avez plus qu’à faire le fameux appel au moment qui convient le mieux à votre prospect.

Étape 3

Automatiser toutes les actions avec Zapier

👉 Si ce n’est pas encore fait, créez un compte Zapier, puis créez votre premier zap.

Une fois que vous êtes dans l’éditeur de Zap, il n’y a plus qu’à ajouter chaque outil les uns à la suite des autres en les configurant pour qu’ils exécutent toutes les actions souhaitées.

👉 Automatisez la récupération des réponses de votre questionnaire Typeform.

Ajoutez l’application Typeform, puis :

  • Choose App & Event : choisissez “New Entry” => Cela se déclenche quand un prospect remplit le typeform et clique sur “submit”.
  • Choose Account : Sélectionnez votre compte Typeform.
  • Customize Entry : Sélectionnez le bon questionnaire.
  • Find Data : Cela permet de voir si le Zap fonctionne bien.

À chaque nouvelle demande obtenue, Zapier sera capable de la récupérer et de l’envoyer où vous voulez.

👉 Automatisez l’enrichissement des informations sur l’entreprise du prospect grâce à Clearbit.

Ajoutez l’application Clearbit, puis :

  • Choose App & Event : choisissez “Find Person And/Or Company in Clearbit”
  • Choose Account : Sélectionnez votre compte Clearbit.
  • Customize person & company :
  • Email address : sélectionnez la question dans le questionnaire Typeform qui demande l’email.
  • Send Data : Lancez un test pour récolter des informations sur votre prospect.

À chaque nouvelle demande obtenue, Zapier sera capable de récupérer l’email dans Typeform et de l’envoyer directement sur Clearbit pour trouver plus d’informations.

Pause ! À partir d’ici, on va vous demander d’attacher vos ceintures.

Il y a rien de compliqué, mais ça demande une lecture attentive.

Et n’oubliez pas de sourire !

👉 Automatisez l’ajout d’une nouvelle opportunité sur NoCrm et ajoutez-y les réponses du Typeform.

Ajoutez l’application NoCrm, puis :

  • Choose App & Event : choisissez “Create a lead”
  • Choose Account : sélectionnez votre compte NoCrm.
  • Customize Lead :
  • Titre : choisissez le nom de l’entreprise.
  • Description : choisissez “form responses” pour ajouter toutes les réponses du typeform dans la partie description.
  • Send Data : Lancez un test pour créer une nouvelle opportunité sur Nocrm et vérifier que toutes les infos sont au bon endroit (cf étape 2).

À chaque nouvelle demande obtenue, Zapier créera une nouvelle opportunité sur NoCRM et y enverra toutes les réponses du Typeform.

👉 Automatisez l’enrichissement de la fiche “nouvelle opportunité” de NoCrm grâce à Clearbit.

Ajoutez l’application NoCrm, puis :

  • Choose App & Event : choisissez “Add a comment”
  • Choose Account : sélectionnez votre compte NoCrm.
  • Customize Lead :
  • Lead : choisissez l’ID NoCrm.
  • Comment : ajoutez tous les éléments de Clearbit qui vous intéressent.
  • Send Data : Lancez un test pour ajouter les informations en commentaire sur la fiche créée en amont sur Nocrm (cf étape 2).

À chaque nouvelle demande obtenue, Zapier ajoutera un commentaire à la nouvelle opportunité sur NoCRM avec les informations complémentaires trouvées par Clearbit.

👉 Ajoutez un délai d’1h (pour rendre l’expérience plus humaine du point de vue de votre prospect)

Ajoutez l’application Delay, puis :

  • Choose App & Event : choisissez “Delay for”
  • Customize Time : Choisissez le temps d’attente avant d’envoyer l’email
  • Send Data : Cela permet de vérifier que le délai fonctionne bien si vous rentrez un nouveau prospect pour tester.

Une fois toutes les actions ci-dessus réalisées, Zapier attendra 1h pour mettre en place les prochaines actions.

👉 Automatisez l’envoi d’un email pour proposer une prise de rendez-vous

Ajoutez l’application Gmail, puis :

  • Choose App & Event : choisissez “Send email”
  • Choose Account : Sélectionnez votre compte Gmail.
  • Customize Email : Remplissez le destinataire par la réponse Typeform où vous demandez l’email du prospect. Ensuite choisissez votre adresse email d’envoi et rédigez l’email que vous souhaitez envoyer à chaque prospect 1h après chaque demande.
  • Send Data : Envoyez un test email pour vérifier que le zap marche bien (vous pouvez changer de destinataire en choisissant un de vos emails).

Une fois l’heure passée, Zapier enverra un email à votre prospect.

Et voilà !

À partir de maintenant toutes ces actions seront effectuées sans les mains :).

Vous n’aurez plus qu’à effectuer les call de découverte et à mettre à jour vos deals sur votre CRM pour suivre la conversion de votre pipeline.

Et si vous voulez ajouter des outils dans le flow, c’est tout à fait possible !

Quelques idées :

  • Sauvegarder le lead sur un spreadsheet
  • Envoyer le lead dans une liste email / newsletter
  • Programmer une notification dans Slack à chaque nouvelle demande
  • Envoyer une ressource à forte valeur ajoutée par email

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Servez-vous un Mojito, vous l'avez bien mérité.

Étape 4

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BONUS

À vous de jouer ! :)
pierre et mégane marketing flow